Zu Recht sehen viele Unternehmen eine Lösung des GDPdU-Problems (bei uns) in der Einführung eines elektronischen Archivs. Und um Zusatznutzen zu generieren, denkt man natürlich auch an DMS und Workflow.

Die technischen Anforderungen an solche Systeme sind hoch: Sie benötigen einen soliden IT-technischen Background: ordentliche Datenmodelle und saubere Implementierungen. Der Hersteller sollte sich auch mit wirklich großen Datenmengen auskennen. Viele Unternehmen finden immer neue Verwendungszwecke für Archivsysteme, die ursprünglich für eine Speziallösung angeschafft wurden. Da muss so ein System flexibel sein.

Kein Wunder, dass die Anbieter solcher Lösungen häufig einen technischen Hintergrund haben, die Systeme stammen meistens aus Bereichen wie Architektur oder CAD.

 
 
 
hohe technische Anforderungen

Auch wenn der Finanzminister ein wenig drängelt: Wenn man sauber
auswählt und einführt, lohnen sich elektronische Archivierungssystem immer.

Wolfgang Kirchhoff, Geschäftsführer GIRM

Nun ist es aber nicht nur wichtig, dass Sie ihre Informationen technisch ordentlich „verwaltet“ wissen. Sie wollen auch betriebswirtschaftlich sinnvolle Workflows, Zugriffschutz- und Kontrollsysteme implementieren.

Und Sie müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Solche Themen beherrschen die Hersteller der Software nicht immer ganz sicher. Ein Zitat aus der Broschüre eines Herstellers zum Thema GDPdU: „Das Recht des Finanzamts bei der Steuerprüfung beschränkt sich ausschließlich Lohnbuchhaltung.“ (kein(e) Tippfehler)

Fragen vom Typ „Was muss ich wie lange aufbewahren?“ oder „Wie konzeptioniere ich sinnvolle Workflows mit funktionierenden Kontrollsystemen mit dem System?“ sollten Sie daher vielleicht lieber mit GIRM besprechen. Wir sind Ihnen gerne auch bei der Auswahl eines Archivsystems behilflich. Sprechen Sie bitte Herrn Kirchhoff an, gerne auch per E-Mail Archiv-Workflow@GIRM.de.

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lohnende Investition nur
durch durchdachte
Implementierung